L'ospite, appena giunto in struttura, viene accolto dal personale infermieristico o socio-assistenziale che lo accompagna nel nucleo di appartenenza. L'ospite viene sottoposto a visita medica, in presenza del familiare, per poter reperire dati anamnestici. Nei primi giorni, i familiari vengono invitati a rimanere in struttura nelle ore diurne per favorire l'ambientamento del cliente.
Per i familiari è previsto un colloquio con lo psicologo per acquisire informazioni finalizzate a rendere il più agevole possibile l'inserimento dell'ospite. Il colloquio, inoltre, mira a raccogliere informazioni sullo stato cognitivo e comportamentale dell'anziano, particolarmente importanti nei casi di persone con demenza o disturbi comportamentali, ma anche per conoscere la famiglia stessa, verificandone il grado di coinvolgimento nel progetto assistenziale e riabilitativo.
Fin dal primo giorno è operativo un piano assistenziale individualizzato. Nell'applicazione del piano, il personale utilizza procedure documentate, che indicano il modo in cui un determinato processo viene realizzato, e protocolli documentati, che indicano le istruzioni di lavoro dettagliate. In questo modo i lavoratori possiedono regole comuni per il raggiungimento degli obiettivi. Le procedure e i protocolli sono mantenuti aggiornati dai servizi redattori.
Poiché il processo di inserimento costituisce una fase critica e poco prevedibile, il personale effettua un monitoraggio continuo. Durante tale periodo le figure competenti risomministrano la scheda SVAMA per verificare il profilo assegnato in Unità Valutativa Multidimensionale Distrettuale (UVMD).
Al termine del periodo di monitoraggio l'esame dell'ospite viene portato in Unità Operativa Interna (UOI), durante la quale, valutando l'andamento del processo di inserimento, si conferma o riformula il piano assistenziale, e si definisce un piano terapeutico-riabilitativo individualizzato, stabilendo un risultato di salute atteso per l'ospite. I familiari vengono informati sul programma individualizzato e, ove ritenuto necessario, direttamente coinvolti.
Nel caso di ospiti temporanei, allo scadere del termine di accoglienza l'UOI verifica i risultati raggiunti e, in caso di variate condizioni dell'ospite o di mancato raggiungimento entro il periodo individuato degli obiettivi prefissati, può decidere di prorogare l'accoglimento temporaneo. Prima della dimissione, l'UOI definisce — al bisogno — un programma di cura ed assistenza, della durata di circa due mesi, che il cliente seguirà a domicilio sulla base delle specifiche condizioni psicofisiche e sociali.
Le attività progettuali
Numerose attività progettuali vengono predisposte per il recupero, il mantenimento o il rallentamento della perdita delle abilità residue:
- attività volte al recupero di abilità relative alla vita quotidiana;
- progetti volti al recupero della continenza;
- attività riabilitative della mobilità e/o della deambulazione;
- ginnastica dolce;
- progetti volti alla gestione dei disturbi comportamentali;
- stimolazione di funzioni cognitive (linguaggio, percezione, attenzione e memoria);
- attività occupazionali che coinvolgono l'ospite a partire dalle sue attitudini e dai bisogni rilevati;
- musicoterapia;
- pet-therapy (attività assistite con animali domestici);
- attività ludico-animative (es. uscite).
Assistenza e riabilitazione individualizzata
Attraverso processi di valutazione multidimensionale (es. autonomia nelle attività quotidiane, tono dell'umore, livello di socializzazione) e multidisciplinare (es. geriatrica, fisioterapica, logopedica, psicologica), l'Unità Operativa Interna (UOI), un'équipe costituita da diversi professionisti (fra cui il medico, l'infermiere, lo psicologo, il logopedista, il fisioterapista, l'educatore, l'operatore socio sanitario, l'assistente sociale), individua i bisogni socio-sanitari dell'ospite, definendo per ciascuno un progetto personalizzato (piani assistenziali e terapeutico-riabilitativi individualizzati).
L'UOI si riunisce periodicamente per rivalutare l'ospite, aggiornando ove necessario i progetti individuali, per garantire nel tempo l'erogazione del servizio più appropriato.